L’archiviazione sostitutiva o conservazione elettronica è un sistema di procedure informatiche, regolamentate dettagliatamente dalle leggi italiane, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Per certi casi, l’archiviazione sostitutiva equipara i documenti cartacei a quelli elettronici, riconoscendo ad entrambi la validità legale. La validità legale è garantita dalla [[Che cos’è la firma digitale?|firma digitale]] e dalla [[Che cos’è la marcatura temporale?|marca temporale]], due elementi fondamentali che marcano un documento non più modificabile fissando la data e l’ora esatte della sua cristallizzazione.
Secondo la delibera del Cnipa del 19 Febbraio 2004 la conservazione sostitutiva di documenti informatici ed eventualmente anche delle loro impronte (parti di un elenco di files) avviene attraverso la memorizzazione in supporti idonei e si esaurisce con l’apposizione del riferimento temporale e e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
La Conservazione Sostitutiva è uno strumento alternativo all’archiviazione cartacea dei documenti, permettendo un enorme risparmio in termini di stoccaggio, costi di stampa, e ricerca.
